Entenda o que é a duplicata, qual sua função e como fazer uma gestão eficiente desse documento para garantir a saúde financeira do seu negócio.
Entre as atividades e tarefas inerentes ao empreendedorismo, uma que se destaca e pode gerar um impacto bastante considerável no sucesso do negócio é o controle de duplicatas.
Esse processo está diretamente ligado às relações estabelecidas com clientes, portanto, precisa ser feito com transparência e eficiência.
A Lei nº 5.474/1968 estabelece os direitos e obrigações do sacador e do sacado.
Conhecer como melhorar o controle de duplicatas, suas características e como organizá-las de maneira correta é fundamental para ter melhor controle e, é claro, melhores resultados.
Para te ajudar nesse processo, na sequência, você encontra informações importantes que vão ser úteis para fazer uma gestão eficiente de duplicatas. Continue a leitura e saiba mais!
O que são duplicatas?
Para começar, é importante entender o conceito de duplicata. Trata-se de um título de crédito emitido por uma empresa que realizou a venda de um produto ou a prestação de um serviço para outra empresa.
É um documento que fornece segurança às partes envolvidas na negociação. Afinal, por meio da duplicata, a empresa que prestou o serviço ou vendeu um produto tem uma garantia do recebimento do valor devido.
Por outro lado, aquela que recebeu o produto ou o serviço consegue se organizar para realizar o pagamento.
Um exemplo fácil para compreender melhor é na seguinte situação: uma empresa de contabilidade contrata uma companhia de reparos elétricos para executar um determinado serviço.
A partir disso, há um acordo de valores, condições e prazos de pagamento, que gera uma duplicata.
Qual a importância do controle de duplicatas?
Além da garantia de recebimento, a duplicata gera possibilidades de negociação entre os envolvidos.
Isso permite que a empresa adquira produtos necessários para sua operação ou invista em serviços que podem otimizar o tempo e melhorar a qualidade da entrega para os clientes, sem que necessariamente tenha que mexer no seu caixa de forma imediata.
A formalização por meio da duplicata fomenta a cadeia produtiva, gerando ganhos para todos os envolvidos, bem como permite uma organização financeira de curto, médio e longo prazo.
Assim, as empresas podem gerir seu fluxo de caixa com clareza, sabendo dos compromissos que precisam honrar e como se organizar para cumpri-los.
Como melhorar o controle de duplicatas na empresa?
Ao ter mais clareza sobre o que é e a importância da duplicata, é possível entender como a gestão desse processo pode ser melhorada.
Como consequência, você tem ganhos que elevam também a gestão do seu negócio a outro nível: muito mais profissional!
Tenha organização
Se você começou um negócio de maneira mais informal, centralizando as informações, muitas vezes, na sua cabeça, é hora de virar essa chave.
Para crescer, uma empresa precisa de organização em todos os processos, independentemente de qualquer coisa.
Quanto antes você conseguir ter clareza sobre isso, mais fácil será organizar tudo para estabelecer um crescimento saudável para a sua empresa.
No que diz respeito à questão financeira, essa organização tem um peso ainda maior: saber “quando haverá entrada de dinheiro” faz com que você esteja preparado.
Faça um controle de recebíveis
Assim, chega-se a uma etapa de extrema importância. Com a duplicata em mãos, este é o momento de organizar um registro dos valores a serem recebidos pela empresa.
Essa documentação precisa estar registrada, organizada e ser de fácil acesso para as pessoas envolvidas.
Entre as informações que devem constar nesse controle, destacam-se os dados de identificação do cliente, valores devidos, condições de pagamento e datas de vencimento acordadas.
Com esse controle, você consegue ter a previsão de entradas de valores, além de obter uma visão sobre os clientes que seu negócio tem, para compreender se o perfil está alinhado com o que busca.
Outro ponto importante é que esse controle de recebíveis é estratégico, ou seja, contempla as duplicatas de todas as datas e não somente do próximo mês ou do mês vigente.
Acompanhe as contas a receber
As contas a receber são um acompanhamento mais operacional do que a empresa tem a receber.
É aquele controle das duplicatas mês a mês, que dá uma visão mais real, prática e de curto prazo do que o negócio gerou de faturamento.
Nesse controle, o foco são as despesas do mês, organizando-se para honrar com os compromissos financeiros firmados.
Desenvolva um planejamento estratégico
A questão financeira é apenas um dos pontos do negócio. Um planejamento estratégico contemplará diversas áreas com seus objetivos de crescimento.
Esse planejamento, por sua vez, fornecerá uma visão de como você precisará organizar os processos financeiros para chegar às metas elencadas.
Essas diretrizes serão um “norte” para organizar as contas a pagar e a receber — incluindo as duplicatas, controlar os recebíveis e, é claro, saber uma previsão dos resultados e dos lucros.
Crie um cronograma de acompanhamento
Com um controle de recebíveis e um acompanhamento das contas a receber, é preciso colocar em prática um cronograma para conferir se tudo está fluindo conforme previsto.
Assim, você terá acesso a informações sobre quem está inadimplente, se há recorrência e, então, poderá iniciar um plano de ação para conter essas situações antes que se tornem um grande problema.
Mapeie inadimplências e incentive a regularização
A partir do passo anterior, é hora de listar as inadimplências e executar o plano de ação para que essas pendências sejam solucionadas.
Neste momento, recuperar as duplicatas e fazer um contato personalizado com cada cliente com uma proposta viável e atrativa para regularizar esses pagamentos é primordial.
Essas ações, de forma constante, tendem a diminuir as intercorrências dos pagamentos, além de gerar um relacionamento mais duradouro com o cliente.
Incentive pagamentos antecipados
Apesar de a duplicata conter as datas acordadas dos pagamentos, você pode incentivar que estes sejam antecipados a partir de algumas facilidades oferecidas, como descontos progressivos.
Dessa forma, fomenta o cumprimento de prazos e o torna uma cultura com fornecedores e clientes.
Tenha dados para avaliação
Em um mundo data driven, não há como pensar em tomar uma decisão guiada somente pela intuição.
O planejamento estratégico, o acompanhamento, o controle e o cronograma geram dados e informações que devem ser a base para avaliar as ações e os processos.
Por exemplo: ao analisar que as datas das duplicatas não estão tendo convergência com as datas das contas a pagar, talvez seja necessária uma reorganização.
Automatize com a tecnologia
Seguir esse processo com o apoio da tecnologia pode tornar o controle de duplicatas muito mais fácil, ágil e organizada.
Assim, um sistema ERP, por exemplo, pode centralizar os registros, oferecer relatórios atualizados em tempo real e permitir uma organização precisa, clara e eficiente das duplicatas e também de outros processos da sua empresa.
Controle de duplicatas: tecnologia para organizar
Empreender também está relacionado a garantir os recebimentos das duplicatas para projetar resultados e lucros com tranquilidade e segurança.
Para isso, manter um controle organizado é essencial, e a tecnologia tem evoluído oferecendo soluções práticas para isso.
Com a Omie, o controle de duplicatas pode se tornar uma tarefa fácil para você ou para a sua equipe da área financeira.
Com recursos completos e diferenciais que oferecem uma visão estratégica do financeiro da sua empresa, como o sistema ERP, ela está pronta para te ajudar a fazer a diferença.
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